Connaître les Archives

Définition et missions

Que sont les archives ? Quelle est la mission des Archives départementales? Le Code du patrimoine fixe de manière légale la définition des archives et la mission des Archives départementales.

Définition des archives

Commençons par la définition officielle :  « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ». Pour en savoir plus et consulter le code du patrimoine, cliquez ici.

Ainsi, les archives ne sont pas seulement des documents sur les supports traditionnels auxquels nous les associons le plus souvent (le parchemin ou le papier). Elles peuvent prendre les formes les plus diverses : une photographie, un enregistrement sur bande magnétique, dévédérom, fichier informatique, maquette, etc.

Que sont les « archives publiques » ?

Poursuivons avec la définition officielle des archives publiques :  « Les archives publiques sont : les documents qui procèdent des activités de l'État, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics  ; les documents qui procèdent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ; les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels ». Pour en savoir plus et consulter le Code du patrimoine, cliquez ici.

Les archives ainsi définies appartiennent au « domaine public mobilier », c'est-à-dire qu'elles sont propriété publique, au même titre que tout objet public.

Par ce statut, les archives sont inaliénables et imprescriptibles, c'est-à-dire qu'elles ne pourront jamais être cédées et donc sortir du domaine public.

Un service d'archives public peut aussi conserver des documents d'origine privée entrés de manières diverses, si leur conservation présente un intérêt historique pour la collectivité. Pour en savoir plus, cliquez ici.

Quatre missions essentielles

Pourquoi conserve-t-on des archives ?

Voici l'extrait du Code du patrimoine qui répond à cette question : « La conservation de ces documents est organisée dans l'intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes, physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».  L'intérêt public est donc :

- d'abord administratif. Bien gérer, c'est par exemple faire en sorte qu'un service de l'administration retrouve rapidement un dossier qu'il doit consulter ou lui éviter d'être encombré par une masse de documents qui n'ont plus aucune utilité ni intérêt ; 

- et juridique. Justifier un droit est possible en retrouvant le document qui crée ce droit, par exemple un acte notarié, un jugement, etc. ;

- bien avant que d'être un intérêt historique, voire social. Toutes les archives ne sont pas à conserver. Seule une petite partie d'entre elles justifie de l'être de manière définitive.

Ainsi, à l'inverse de l'idée reçue, la mission première d'un service d'archives est d'assister les services qui produisent des documents publics et de permettre à n'importe qui d'y accéder à des fins administratives et juridiques. La constitution de sources pour l'histoire et la mise à disposition du public de cette « matière première » est la mission seconde.

Les missions fondamentales d’un service d’archives

Elles peuvent être résumées en quatre actions qui se succèdent pour constituer comme une sorte de chaîne entre celui qui produit le document et celui qui, à terme, l’utilisera.

- Collecter : d’une part et obligatoirement, les archives publiques produites dans le ressort administratif (le département des Landes dans le cas qui nous concerne), d’autre part, si la possibilité se présente, des archives privées présentant un intérêt public, dans ce cas par don, dépôt ou achat.

 

Greffe de la commune de Sabres
©Mercier Véronique pour les Archives - Conseil départemental des Landes

Greffe de Sabres

- Classer : traiter les archives ainsi collectées en procédant le cas échéant à des tris et des éliminations, puis élaborer un instrument de recherche (sous la forme la plus adaptée à chaque cas) pour permettre à chacun de chercher par lui-même ce qui l’intéresse.

Salle de classement
©Girons Alain

Salle de classement

- Conserver : assurer leur conservation dans des locaux adaptés pour transmettre ce patrimoine aux générations futures par un conditionnement qui évite leur dégradation, le cas échéant en les restaurant et, si besoin est, en réalisant des copies de sûreté ou de consultation courante actuellement sur support argentique (les microfilms) ou numérique (bases de données en ligne).

- Communiquer les documents à quiconque le demande, dans le cadre des délais légaux et des procédures réglementaires, tout en veillant à leur conservation, est une obligation. Assurer leur mise en valeur par différents moyens (activités éducatives, visites, expositions, publications…), pour attirer l’attention du public sur des documents susceptibles de l’intéresser, est une faculté dont chaque service fait le choix, en fonction des moyens que sa collectivité de tutelle met à sa disposition.

La salle de lecture
©Girons Alain

La salle de lecture

Par ailleurs, le directeur des Archives départementales, éventuellement assisté par un personnel d’État comme lui mis à disposition du Département, est chargé, au nom de l’État, de contrôler l’ensemble des archives publiques (services publics, collectivités, officiers publics ou ministériels, ainsi que les documents ressortant de missions de service public assurées par des organismes de droit privé) existant dans le département : c’est-à-dire, assurer l’application des textes réglementaires (code du patrimoine) et assister les organismes producteurs dans la gestion de leurs archives.

Les Archives départementales peuvent aussi avoir un rôle de conseil pour aider à protéger tout patrimoine archivistique.